Politika zaštite osobnih podataka

U svom poslovanju Zapad-stan sa sjedištem u Zagrebu, Ante Topića Mimare 61, OIB: 78641299718 (u daljnjem tekstu „ZS“), čija je primarna djelatnost upravljanje stambenim i poslovnim zgradama, obrađuje Vaše osobne podatke. Ova obavijest o obradi Vaših osobnih podataka odražava našu politiku upravljanja Vašim osobnim podacima, odnosno svrha ove obavijesti je da svim suvlasnicima čijim zgradama upravljamo, ali i drugim osobama čije podatke posljedično obrađujemo pomognemo da razumijete kako prikupljamo Vaše osobne podatke, koje osobne podatke obrađujemo, zašto ih obrađujemo, kako se njima koristimo, kako ih pohranjujemo, s kime ih dijelimo i zašto.

Pojam osobnog podatka

Osobni podaci su svi podaci koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”); pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora (npr. ime, identifikacijski broj).

Tko je voditelj obrade Vaših osobnih podataka

ZS, kao voditelj obrade obrađuje osobne podatke osoba s kojima se nalazimo u ugovornom odnosu, ponajviše na temelju ugovora o upravljanju stambenom zgradom, zatim temeljem zakona, temeljem privole ispitanika ili temeljem legitimnog interesa.

Tko je Ispitanik

1. Suvlasnik u zgradi kojom upravljamo
2. Predstavnik suvlasnika
3. Treće osobe koje su odnosu najma ili zakupa sa suvlasnikom
4. Zaposlenici poslovnih partnera ZS-a
5. Zaposlenici ZS-a ili druge osobe koje su angažirane na radu u ZS-u na nekom drugom temelju na koje se primjenjuju posebne obavijesti o zaštiti osobnih podataka.
6. Fizičke osobe/kandidati koji se prijave na natječaje za zapošljavanje u ZS ili koje ZS kontaktira ili oni kontaktiraju ZS radi mogućnosti zapošljavanja na koje se primjenjuju posebne obavijesti o zaštiti osobnih podataka;

Kako prikupljamo osobne podatke

Postupajući u skladu s primjenjivim zakonodavstvom, ZS prikuplja osobne podatke od:

• Predstavnika suvlasnika
• Prijašnjeg upravitelja (fizičke ili pravne osobe) prilikom preuzimanja zgrade na upravljanje
• Samih suvlasnika te njihovih zakonskih zastupnika ili punomoćnika
• Bivših suvlasnika u situaciji kada otuđuju svoj posebni dio nekretnine
• Određenih trećih osoba – npr. agencije za nekretnine prilikom otuđivanja posebnog dijela nekretnine
• Javnih ustanova i državnih tijela ili drugih osoba ili osoba koje obavljaju službu od javnog interesa (kao što su npr. javni bilježnik, MUP i sl)
• Publikacije i baze podataka koje su javno dostupne ili utemeljene na ugovornom odnosu (vanjski izvori), kako bi se osiguralo trajno ažuriranje podataka koje držimo o vama ili kako bismo mogli procijeniti sposobnost otplate potraživanja.

Pod vanjskim izvorima razumijevamo

• javne ustanove i državna tijela
• javne registre
• elektronske baze podataka
• informacije dostupne u društvenim medijima i na Internetu

U nekim situacijama ćemo Vaše podatke prikupiti i iz drugih izvora. Načelno će to biti izvori koji su javno dostupni ili eventualno dostavljeni od trećih strana. Neke od tih situacija su npr:

• Ne možemo Vas kontaktirati i moramo ažurirati Vaše podatke kako bismo osigurali točnost Vaših osobnih podataka
• Trebamo te podatke radi izvršavanja obveza iz ugovora o upravljanju ili zakonom propisanih obveza.

Kategorije osobnih podataka koje obrađujemo su sljedeće

• Identifikacijske podatke kao što su: ime i prezime, datum rođenja, državljanstvo, osobni identifikacijski broj (OIB), prebivalište, boravište
• Kontaktne podatke kao što su: poštanska adresa; telefonski broj; e-mail
• Podatke o imovini – vlasništvo nekretnine te podrobniji podaci o nekretnama koje se nalaze u vlasništvu pojedinog suvlasnika
• Podatke o Vašem financijskom i / ili profesionalnom statusu, kao što je status zaposlenja ili mirovine
• Informacije o postojećem zaduženju, odnosno stanju blokade pri FINA-i

U koju svrhu obrađujemo Vaše osobne podatke

ZS obrađuje Vaše podatke samo u onoj mjeri u kojoj se ti podaci odnose i/ili mogu utjecati na naše ispunjavanje obveza iz ugovora o upravljanju koji smo sklopili sa suvlasnicima pojedine zgrade. U tom smislu osobni podaci se uglavnom obrađuju radi naplate zajedničke pričuve (uključujući i prisilnu naplatu), izvršavanja (hitnih) intervencija i različitih radova na zgradama, obavještavanja suvlasnika o temama relevantnim za zgradu te radi davanja tehničkih, pravnih i ostalih savjeta. Obrada osim toga može uključivati i:

• Komunikaciju s Vama i pravilnu identifikaciju svih ispitanika čije osobne podatke obrađujemo;
• Obradu i odgovore na Vaša pitanja, pritužbe i zahtjeve;
• Provođenje pravnih (sudskih) postupaka za naplatu potraživanja (npr. ovrhe, prijave tražbine u postupku osobnog stečaja).
• Odgovaranje na zahtjeve državnih tijela ili ispunjavanje zakonskih zahtjeva koji se primjenjuju na ZS;
• Izvještavanje predstavnika suvlasnika o financijskom stanju zgrade. Navodimo kako ZS ponekad može koristiti Vaše osobne podatke za određene sekundarne svrhe (primjerice interni izvještaji i unutarnje procese u svrhu upravljanja zgradom, arhiviranje – u fizičkom i /ili elektronskom obliku, korespondenciju) koje su uvijek u skladu s izvornom svrhom za koje je ZS prikupio osobne podatke.

Koja je pravna osnova za obradu Vaših osobnih podataka

ZS obrađuje Vaše osobne podatke na temelju jedne ili više sljedećih pravnih osnova:

Obrada osobnih podataka je nužna radi izvršavanja ugovora kojih je ispitanik ugovorna strana kao suvlasnik ili pak za provođenje određenih radnji na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora (pregovori za sklapanje navedenih ugovora)

Obrada osobnih podataka radi izvršavanja zakonskih obveza koje je ZS dužan poštivati – čuvanje knjigovodstvenih podataka, čuvanje podataka potrebnih za ostvarivanje prava radnika u vezi s radnim odnosom (evidencija o radnicima, evidencija o radnom vremenu i sl.)

• Obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili drugih fizičkih osoba
• Legitiman interes ZS (npr. kako bi ZS mogao izvršiti intervenciju ili popravak ili kako bi mogao naplatiti zajedničku pričuvu itd.)
• Izričita privola ispitanika u slučaju kada je dana ZS.

 

Kako koristimo Vaše osobne podatke

Obrada osobnih podataka znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje kako bi ispunili gore navedene svrhe obrade osobnih podataka. Većim dijelom u svom svakodnevnom poslu koristimo alate koji nisu potpuno automatizirani (potrebna je ljudska intervencija) kako bi mogli izvršiti različite obveze iz ugovora o upravljanju. Postupamo u skladu s zakonskim propisima, uključujući obveze dostavljanja podataka (izvještavanja) koje proizlaze iz nacionalnih i/ili europskih propisa kao i zakonskih propisa i uputa izdanih od strane nadležnih tijela. Dostava osobnih podataka u ove svrhe je nužna radi ispunjenja zakonskih obveza ZS-a. Ako Vas ne možemo kontaktirati, kako bismo se pridržavali načela točnosti podataka, učinit ćemo sve da ažuriramo Vaše osobne podatke na temelju informacija dobivenih iz službenih izvora, npr. zemljišnih knjiga ili knjige položenih ugovora, ili iz javnih izvora (Internet / društvene mreže / javne baze podataka). Također, koristimo Vaše podatke za provođenje interne statističke analize kako bismo procijenili učinkovitost i poboljšali metodologiju naplate zajedničke pričuve kao i za sve radnje povezane s tehničkim održavanjem stambenih zgrada. Obrađujemo i analiziramo Vaše pritužbe, zahtjeve za ostvarivanje Vaših prava iz GDPR-a i sve druge zahtjeve s kojima nam se obratite. Jesu li Vaši podaci zaštićeni? ZS zauzima stajalište da je sigurnost Vaših osobnih podataka vrlo važna te radi toga provodimo povremenu provjeru organizacijskih, tehničkih i drugih sigurnosnih mjera osmišljenih za zaštitu Vaših podataka od neovlaštenog pristupa, izmjene, otkrivanja ili uništenja. Pristup Vašim osobnim podacima dopušten je samo osobama koje je ovlastio ZS, nakon odgovarajuće procjene i koji su prethodno obvezale na čuvanje povjerljivosti.

Jesu li Vaši podaci zaštićeni

ZS zauzima stajalište da je sigurnost Vaših osobnih podataka vrlo važna te radi toga provodimo povremenu provjeru organizacijskih, tehničkih i drugih sigurnosnih mjera osmišljenih za zaštitu Vaših podataka od neovlaštenog pristupa, izmjene, otkrivanja ili uništenja. Pristup Vašim osobnim podacima dopušten je samo osobama koje je ovlastio ZS, nakon odgovarajuće procjene i koji su prethodno obvezale na čuvanje povjerljivosti

Tko su primatelji Vaših osobnih podataka

U normalnom tijeku poslovanja, ZS može prenijeti Vaše podatke drugim pojedincima ili pravnim osobama kako bi se postigle svrhe za koju obrađujemo osobne podatke koje ste nam izravno dostavili ili koje smo primili iz drugih izvora. ZS također može koristiti ili otkriti osobne podatke kada za to postoji zakonska obveza ili je to dopušteno zakonom. Navodimo primjere osoba kojima ZS može prenijeti Vaše osobne podatke:

• Predstavniku suvlasnika
• Drugim suvlasnicima radi ostvarivanja pojedinih prava ili obveza iz suvlasničkih odnosa, pri čemu će se suvlasniku uvijek dostaviti minimum osobnih podataka potrebnih za ostvarenje određene svrhe.
• Fizičkim i pravnim osobama koje vrše (hitne) intervencije na zgradi
• Našim punomoćnicima za potrebe ovršnih, parničnih i drugih sudskih postupaka te pojedinih upravnih postupaka, npr. legalizacija i slično
• Nadzornim tijelima- ako je to pravna obveza ZS-a ili kada to zahtijeva primjenjivo nacionalno ili europskog zakonodavstvo, možemo prenijeti informacije o Vašim osobnim podacima ili transakcijama bez potrebe da Vas o tome obavijestimo

Drugim tijelima državne vlasti: možemo dostaviti Vaše osobne podatke kako bi udovoljili određenim zakonskim zahtjevima ili trećim stranama koje opravdavaju postojanje legitimnog interesa (npr. javni bilježnici, sudovi, pravne osobe s javnim ovlastima)

• Dobavljači koji nam pružaju usluge održavanje i podrške, kako bismo mogli pružiti sve svoje usluge u optimalnim uvjetima. Na primjer: dobavljači koji razvijaju, implementiraju ili održavaju IT aplikacije i infrastrukturu, društva za ispis dokumentacije, davatelji poštanskih usluga itd.
• pružatelji usluga koji nam pružaju pomoć u provođenju pravnih postupaka (primjerice povezivanje zemljišnih knjiga i knjige položenih ugovora), ovršnog postupka, postupka osobnog stečaja potrošača ili drugih postupaka za naplatu potraživanja (npr. odvjetnici, procjenitelji, konzultantska društva, geodeti, agencije za nekretnine).
• novom upravitelju u slučaju da se određena zgrada izuzima od upravljanja ZS-a.

 

Koliko dugo čuvamo Vaše osobne podatke

ZS će Vaše osobne podatke obradit za vrijeme koje je nužno za potrebe obrade, što može varirati ovisno o svrsi korištenih podataka. Dakle, ZS će obrađivati Vaše podatke tijekom vremena dok ste suvlasnik u zgradi kojoj je ZS upravitelj. U slučaju prestanka Vašeg vlasništva posebnog dijela nekretnine u kojoj je ZS upravitelj, Vaši podaci se pohranjuju na razdoblje od pet godina od trenutka kada je došlo do prestanka vlasništva. Izuzetak od toga je slučaj da postoje otvorena dugovanja za zajedničku pričuvu ili aktivni sudski ili izvansudski postupci. U tom slučaju se podaci čuvaju daljnjih 10 godina od namirenja tražbine, odnosno dovršetka sudskog ili izvansudskog postupka, osim ukoliko zakon ne određuje drukčije. U slučaju obrade podataka u računovodstvene svrhe Vaši će podaci biti pohranjeni najmanje 11 godina, sukladno zakonskim propisima o računovodstvu.

Tabela obrade podataka GDPR

 

Koja su Vaša prava i kako ih možete ostvariti

U svakom trenutku možete ostvariti sljedeća prava, u granicama predviđenim važećim zakonodavstvom u području zaštite osobnih podataka:

Pravo na obaviještenost

Ovo pravo možete iskoristiti u bilo kojem trenutku na način da od ZS-a možete zatražiti informacije i pojedinosti o tome kako obrađujemo Vaše osobne podatke, odnosno koje podatke obrađujemo te ćemo Vam obavijest o obradi dostaviti na način kako ste zatražili, npr. mailom, usmeno itd.

Pravo pristupa osobnim podacima

U bilo kojem trenutku možete zatražiti pristup Vašim osobnim podacima kako bismo Vas obavijestili o obradi Vaših osobnih podataka, odnosno potvrdili da se Vaši osobni podaci obrađuju ili ne od strane ZS, svrhu obrade, pravni temelji i uvjete pod kojima obrađujemo osobne podatke.

Pravo na ispravak

Možete nas u bilo kojem trenutku zatražiti da ispravimo Vaše osobne podatke, kako bismo mogli osigurati da su Vaši podaci u svakom trenutku ažurni i točni.

Pravo prigovora na obradu osobnih podataka

Iz razloga koji se odnose na Vašu konkretnu situaciju, možete se usprotivit obradi Vaših osobnih podataka koja se temelji na legitimnom interesu ZS-a i/ili obradi podataka koja se provodi u javnom interesu.

Pravo na ograničenje obrade

imate pravo zatražiti ograničenje obrade u sljedećim situacijama:

1. Osporili ste točnost Vaših osobnih podataka koje obrađujemo, tako da u razdoblju potrebnom za provjeru njihove točnosti, Vaši će podaci biti ograničeno obrađivani;
2. Obrada Vaših osobnih podataka bila je nelegitimna, a protivili ste se brisanju podataka, tražeći umjesto toga ograničenu obradu podataka;
3. Protivili ste se obradi Vaših osobnih podataka, tako da će tijekom provjere valjanosti pravnog temelja obrada Vaših podataka biti ograničena;
4. Iako je razdoblje čuvanja podataka isteklo, izričito ste zatražili da zadržimo Vaše podatke radi ostvarivanja Vaših prava na sudu. U slučaju ograničene obrade, Vaši osobni podaci mogu se obrađivati pohranjivanjem.

Ostale aktivnosti obrade osobnih podataka biti će moguće samo za:

• ostvarivanje prava ZS-a, odnosno suvlasnika na sudu;
• zaštitu prava drugih fizičkih ili pravnih osoba;
• na temelju Vašeg izričitog pristanka ili
• zaštite javnog interesa.

Ako je Vašem zahtjevu za ograničenje obrade podataka udovoljeno, obavijestit ćemo Vas o tome prije uklanjanja ograničenja obrade osobnih podataka.

Pravo na brisanje osobnih podataka

Možete zatražiti da brišemo Vaše osobne podatke koji obrađujemo i poduzeti sve potrebne korake kako bismo to učinili ako:

1. Više ne postoji ili je ispunjena svrha za koje su prikupljeni;
2. Povučete Vašu privolu i obrada je izvršena na temelju te privole, a nema druge pravne osnove za nastavak obrade;
3. Protivili ste se obradi podataka i ne postoje drugi legitimni razlozi za daljnju obradu;
4. Vaši osobni podaci su obrađeni bez valjane pravne osnove. Također Vas obavještavamo da osobni podaci za koje ste ostvarili pravo brisanja mogu se dalje obrađivati u sljedećim situacijama: za ispunjavanje zakonskih obveza kojima se uređuje obrada kao i za ostvarivanje, odnosno zaštitu prava u sudskim postupcima.

 

Pravo na prenosivost podataka

U slučaju Vaših osobnih podataka koje obrađujemo automatski, na temelju Vašeg izričitog pristanka ili izvršavanja ugovora između Vas i ZS-a, možete zatražiti da vam navedeni podaci budu strukturirani i automatski čitljivom formatu koji možete poslati drugom voditelju obrade ili nas možete zatražiti da izravno pošaljemo podatke tom Voditelju obrade (u mjeri u kojoj je to tehnički moguće).

Pravo povući privolu

u slučajevima kada se obrada temelji na Vašoj privoli, može se povući u bilo kojem trenutku. Povlačenje Vaše privole imat će učinke samo za buduću obradu. Obrada izvršena prije povlačenja privole ostaje valjana. Sva navedena prava mogu se ostvariti podnošenjem pisanog zahtjeva na dolje navedene kontakt podatke, a mi ćemo vam odgovoriti u roku od 30 kalendarskih dana ili, ako zahtjev zahtijeva složeniju analizu, taj rok može biti produžen za daljnjih 60 kalendarskih dana, u tom slučaju ćemo Vas obavijestiti o razlozima produženja. Ako svoj zahtjev upućujete elektronskim putem, također ćemo vam pružiti informacije u elektroničkom obliku, ako je moguće, ili putem nekog drugog formata ili kanala koji je zatražen s Vaše strane. ZS može zatražiti dodatne informacije kako bi potvrdio Vaš identitet prije nego što možemo s vama podijeliti Vaše osobne podatke ili postupati u vezi s ostvarivanjem Vaših gore navedenih prava. Također Vas obavještavamo da u opravdanim slučajevima zakon dopušta da odbijemo postupati prema Vašim zahtjevima, na primjer tamo gdje su Vaši zahtjevi prekomjerni, svojim ponavljajućim ili očito neosnovanim karakterom. Čak i u ovom slučaju, dati ćemo vam pisano objašnjenje takvog odbijanja postupanja. Ako ste uvjereni da se Vaši osobni podaci neosnovano obrađuju i obrada Vaših osobnih podataka nije u sladu sa zakonskim propisima, možete podnijeti prigovor Agenciji za zaštitu osobnih podataka na adresu: Agencija za zaštitu osobnih podataka Selska cesta 136 HR – 10 000 Zagreb Tel. 00385 (0)1 4609-000 Fax. 00385 (0)1 4609-099 E-mail: azop@azop.hr Web: www.azop.hr

Kontakt podaci za zaštitu osobnih podataka

Ako imate bilo kakvih pitanja ili zahtjeva u vezi s gore navedenim pravima, molimo kontaktirajte nas: